三亚理工职业学院财务报销管理规定

为了加强学校的财务管理工作，提高办事效率，为各系（部）、各机关部门提供高效快捷的优质服务，进一步完善学校的报销程序及规定，合理控制学校日常费用，根据国家有关财务法律法规及学校的财务制度规定，本着依法治校、依规行政、以规办事、做好服务的原则，结合学校的实际情况，特制定三亚理工职业学院财务报销管理规定。

一、费用报销要求

学校财务执行二级预算管理制度，各级负责人根据校长授权的财务审批权限执行审批。各级审批人要认真执行国家财经政策和学校财务制度，严格按规定行使审批权。审批人要对所批准的经费开支内容及后果负责，对实际开支数额负责，不得虚列虚报，不得以计划数代替实际数，杜绝因事前情况不明、工作不细而造成经费浪费，对各预算内经费本着勤俭节约的原则，科学合理的安排支出。各级审批人审批的因公借款，借款人拖期不还，审批人应负责教育和催还及相应的连带责任。

（一）报销流程  

（二）报销期限及相关要求

1、日常工作中发生的所有费用报销时限原则上不得跨月、跨年，当月的单据须当月到财务报销，跨年度单据不予报销（特殊情况须事先写出书面材料并经财务负责人批准）。

2、差旅费需在出差回来后的5个工作日内报销。

3、借款费用应当及时清理，按上述报销时限报销，原则上“前账不清，后账不借”；学期备用金在学期开始时借支，每年的6月30日和12月31日前分别还清借款，若到期的借款不还，财务处将通知人事处在发放工资时先予以扣除，不足部分次月再扣，直至还清借款。

（三）原始单据合规性要求

1、经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销： 

（1）税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票。

（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。 

（3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。 

2、经办人员取得的合法凭证时，应按要求规范填写，凭证内容应填写完整，否则视为无效凭证不予报销；单位名称必须为法人名称（即：三亚理工职业学院），大小写金额书写正确相符，票据日期清晰合理,住宿发票填明起止日期及天数，否则不予报销；购买实物的原始凭证，应有验收证明：即“验收记录”、“列管物品增加单”、“固定资产增加单”或“安装设备报验单”； 在报销发票未取得的情况下，经办人还应填写“预付款报销单”。

3、经办人取得的票据，办理报销时应在每张票据背面签注姓名、取得日期，当经办业务需他人验证的，还应签注验证人姓名、验证日期。

4、经上级单位、政府管理部门批准的经济业务，应将批准文件原件或复印件作为附件。批准文件需单独保管的，应在原始凭证上注明批文号、日期等内容。

5、粘贴要求：各种附件应粘贴于“原始凭证粘贴单”上，为方便财务装订，应左对齐、上对齐贴紧，超出粘贴单的应折叠，粘贴左上角完毕后，经办人应验证有效票据自然张数、金额，并注明，使用胶水粘贴时，注意不要污损原始凭证表面。

6、书写要求：各种原始凭证的填制都应使用黑色水性笔书写，报销单“核实金额”栏、付款审批单的“结算方式金额”栏由财务处审核验证后填写。

7、特项处理：

（1） 外来凭证遗失、破损严重无法识别时，应当取得原出具单位或个人原单据存根联复印件并盖有公章的证明，经审批人批准后，代作原始凭证。

（2）下列情况不予报销：非法涂改单据，非墨水笔书写单据，内容与业务不符、大小写金额不一致的单据、未加盖收款单位财务（发票）专用章的单据等不具备报销条件的违纪单据；白条。（不包括农业初级产品采购单据）丢失单据无法取证和无法证实其支出金额的项目单据；违章罚款及其它由当事人过失造成不应有的支出；无理由跨年度单据（特殊情况须写出书面材料并经财务负责人批准）。

二、报销的具体规定：

(一)备用金：根据各系（部）、机关部门日常活动的需要（主要用于差旅费、招待费、零星采购教学和办公用品等）可于学期开始时指定专人到财务借支部门备用金，实际发生支付业务时从备用金中列支，经办人员在规定报销期限内到财务报销，财务予以补足，每年的6月30日和12月31日前予以归还。

(二)差旅费用：因工出差、培训、学习、交流等费用报销严格按照学校《差旅费报销规定》执行。

(三)通信费用：通信费用包含办公场所的固定电话费、网络费、相关人员的手机通信费、邮寄费用等。

1、固定电话为日常工作使用，不得打私人电话，由网络中心统一管理，按各单位申请的电话号码归类统计费用使用情况，对不正常、不合理、不合规的话费额进行明细查询，如因私事产生的话费将加倍处罚相关人员。

2、手机通讯费：凭本人当月有效发票限额报销；当月话费不足报销额度的按实际话费报销；手机话费实行每半年报销一次，每年6月15日前报上年12月至当年5月的，12月15日前报当年6月至11月的，本人单独填写费用报销单（注明：所在单位、职务）签字后由各单位负责财务报销的人员或本人在规定时限前送交财务（手机话费报销将不再另行通知，过期不予报销）。

(四)车辆费用：车辆费用包含学校派车费用及各单位公车的所有费用。公车使用严格按照学校公车管理规定执行，日常使用中及时登记“车辆使用登记簿”（登记簿必须是实时的手写记录）。原则上不要私车公用，如遇特殊情况需要使用的，经本单位领导批准后，可附实际使用车辆公里数，按0.5元/公里报销油费，发票必须是车辆使用当日加油开据的发票，因个人违反交通法规定所需交纳的罚款一律不予报销。

(五)招待费用：各单位因日常工作需要，接待专家、领导或业务单位人员发生的接待费用（发票内容不能为礼品，报销单也不能填礼品）、单位聚餐费用(迎新期间、英语四级考试期间等发生的工作餐标准的费用可以从相关经费中列支)、超过工作标准餐的费用从接待费中列支)。

（六）办公费： 日常办公用品使用费、报刊费、办公设备耗材费等（包含学院统一购入的办公用纸、信封、档案袋等），各单位自行采购的办公用品需从学院统一招标指定的供应商中采购，指定供应商无法供货的可以从其他单位采购，报销时需附采购明细清单（如从超市采购的物品需附超市购物小票），并填写验收记录单（由各单位自行验收把关）。

(七)党员、工会活动费：组织本单位党员或全体教职人员工会委员的集体活动，不能是单纯集体外出就餐（集体活动可含餐费），不允许发放现金或现金等价物，各单位组织活动先需将活动方案报工会或组织部批准，报销时将批文原件同报销单一起报送财务。

(八)教学经费及学科建设费：教学经费及学科建设等经费主要包括：

1、教师进修费用：教师参加的各类会议及培训费用，包含相关的交通费、食宿费、培训费等，报销标准参照差旅费标准执行(教师出差、培训需报教务处审批课程）。

2、科研资料费用、科研应用费用：聘请专家进行学术讲座的相关费用，含交通费、住宿费、课酬费等。

3、课程专业建设费用：资料费、实验材料费等。

4、教学差旅费用：差旅费用严格执行学院差旅费报销标准，不得超支，如有超支经本单位负责人同意可从创收经费中列支，如果本单位没有创收经费的不予报销，(中层干部出差需报校办备案，教务处审批课程，系（部）、机关部门领导出差3天以上须报院长批准）。

5、教学文档资料费用、教学办公费用、教学仪器耗材费用：参照办公用品采购规定执行。

6、教学设备维护费用：教学设备、办公设备需进行维修的，经维修单位出具设备维修鉴定书，需更换维修材料的清单及价格，并附设备维修单。

(九)学生活动及勤工俭学费：组织学生参与各项活动发生的费用（需详细列明举办活动所发生的费用清单，采购的物品需要验收单，发放给学生不收回的服装等物品需学生签领单）及学生勤工俭学的费用。

(十)科研费用：按照学校“关于科研项目经费管理”等相关规定执行，报销的费用必须是与科研项目相关的费用，严禁用与科研项目无关的发票套取科研经费。

(十一)质量工程建设经费等：按照学校“关于质量工程建设专项经费及奖励实施办法”规定执行，报销的费用必须与质量工程建设相关的真实发生的费用，严禁用与项目无关的其他发票套取相关经费。

(十二)办班培训费：严格按照《三亚理工职业学院培训服务项目管理办法》的相关规定执行。首次申报的项目需报院长批准，收取培训费、报名费前先到财务领取统一收据，收款时实行收款与开票分开管理，收款结束后3天内将所收款项上交财务（附收款明细单），并将收据送交财务核销，上交给主办单位的报名费需附收款及付款情况表；

(十三)实习管理费：严格按照“学院实习管理费用报销的批复”执行相关报销规定；需同实习单位签订合同，收入必须公对公的转入学校帐户，严禁相关人员收取现金后再上交财务。

(十四)其他经费：其他经费按学校相关规定予以报销。

三、附则

（一）本规定中未做规定的，按照学校原有关规定办理。

（二）本规定由财务处修订并负责解释。

（三）本规定自发文之日起执行，以前规定与本规定不符的按照本规定执行。                             

三亚理工职业学院

2015年6月26日

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